Prawidłowe rozliczanie projektów B+R – wynagrodzenia personelu B+R
Realizacja projektów badawczo-rozwojowych jest ambitnym i wymagającym przedsięwzięciem dla Spółki a zwłaszcza realizacja projektu z dofinansowaniem z UE np. Szybkiej ścieżki. Decyzja o przyznaniu wsparcia to dopiero połowa drogi do uzyskania przyznanego grantu, gdyż projekt musi być jeszcze realizowany zgodnie z zapisami umowy o dofinansowanie oraz poprawnie rozliczony. W praktyce oznacza to wypełnianie obowiązków sprawozdawczych m.in. poprzez składanie wniosków o płatność za pośrednictwem SL2014 wraz z zestawieniem poniesionych wydatków w ramach projektu.
Zgodnie z zapisami umowy o dofinansowanie jedynie wydatki zaliczane do kosztów pośrednich tj. rozliczane stawką ryczałtową nie wymagają dokumentowania. Natomiast, w przypadku pozostałych wydatków niezbędne jest ich dokumentowanie w sposób umożliwiający przypisanie ich do określonych pozycji w budżecie projektu.
Jednym z ważniejszych i najbardziej pracochłonnych elementów projektów badawczych jest poprawne rozliczenie wynagrodzeń pracowników zaangażowanych w realizację projektu B+R. Poniżej kilka aspektów, na które warto zwrócić uwagę w tym obszarze.
Na wstępie należy zaznaczyć, że w ramach kategorii kosztów bezpośrednich „wynagrodzenia” można rozliczyć jedynie kadrę merytoryczną zatrudnioną na umowę o pracę/oddelegowanie, umowę zlecenie lub dzieło. Personel zarządzający będzie pokrywany z kosztów pośrednich projektu.
Co ważne, zgodnie z wytycznymi kwalifikowalności wydatków, jeżeli w zatwierdzonym wniosku o dofinansowanie wskazane są konkretne osoby na dane stanowiska kadry B+R, to nie ma zastosowania zasada konkurencyjności (niezależnie od rodzaju umowy).
Zawierając umowę z pracownikiem należy pamiętać o kilku ważnych elementach, które powinien taki dokument zawierać:
Rozliczając wynagrodzenia, szczególnie przy umowach o pracę, należy zwrócić uwagę na składniki wynagrodzenia, które często beneficjenci ujmują we wnioskach o płatność, a które okazują się kosztem niekwalifikowanym. Do najczęstszych błędów w tym zakresie dochodzi przez niepoprawne kwalifikowanie:
Warto również podkreślić, że do poprawnego rozliczenia wynagrodzenia wymagane są również dokumenty potwierdzające wykonanie pracy w ramach danego okresu. W przypadku umowy o pracę wystarczy okazanie list płac, natomiast umowy zlecenie oraz dzieło wymagają comiesięcznego potwierdzenia wykonanej pracy przez pracownika w postaci protokoły odbioru zlecenia/dzieła.
Accreo oferuje usługi w zakresie rozliczania projektu oraz bieżącego doradztwa związanego z realizowanym projektem. W ofercie Accreo znajdują się także szkolenia z zakresu zasad dot. realizacji i rozliczania projektu, na który została przyznana pomoc publiczna.
