Prawidłowe rozliczanie projektów B+R – wynagrodzenia personelu B+R

Projekty B+R

Prawidłowe rozliczanie projektów B+R – wynagrodzenia personelu B+R

Realizacja projektów badawczo-rozwojowych jest ambitnym i wymagającym przedsięwzięciem dla Spółki a zwłaszcza realizacja projektu z dofinansowaniem z UE np. Szybkiej ścieżki. Decyzja o przyznaniu wsparcia to dopiero połowa drogi do uzyskania przyznanego grantu, gdyż projekt musi być jeszcze realizowany zgodnie z zapisami umowy o dofinansowanie oraz poprawnie rozliczony. W praktyce oznacza to wypełnianie obowiązków sprawozdawczych m.in. poprzez składanie wniosków o płatność za pośrednictwem SL2014 wraz z zestawieniem poniesionych wydatków w ramach projektu.

Zgodnie z zapisami umowy o dofinansowanie jedynie wydatki zaliczane do kosztów pośrednich tj. rozliczane stawką ryczałtową nie wymagają dokumentowania. Natomiast, w przypadku pozostałych wydatków niezbędne jest ich dokumentowanie w sposób umożliwiający przypisanie ich do określonych pozycji w budżecie projektu.

Jednym z ważniejszych i najbardziej pracochłonnych elementów projektów badawczych jest poprawne rozliczenie wynagrodzeń pracowników zaangażowanych w realizację projektu B+R. Poniżej kilka aspektów, na które warto zwrócić uwagę w tym obszarze.

Na wstępie należy zaznaczyć, że w ramach kategorii kosztów bezpośrednich „wynagrodzenia” można rozliczyć jedynie kadrę merytoryczną zatrudnioną na umowę o pracę/oddelegowanie, umowę zlecenie lub dzieło. Personel zarządzający będzie pokrywany z kosztów pośrednich projektu.

Co ważne, zgodnie z wytycznymi kwalifikowalności wydatków, jeżeli w zatwierdzonym wniosku o dofinansowanie wskazane są konkretne osoby na dane stanowiska kadry B+R, to nie ma zastosowania zasada konkurencyjności (niezależnie od rodzaju umowy).

Zawierając umowę z pracownikiem należy pamiętać o kilku ważnych elementach, które powinien taki dokument zawierać:

• informacji o objętym stanowisku oraz realizacji prac w ramach projektu;
• szczegółowym zakresie prac na danym stanowisku (niezależnie od rodzaju umowy);
• metodologii wyliczenia wynagrodzenia, w szczególności czy jest ono określane w oparciu o stawki godzinowe, czy stałe miesięczne;
• wymiarze zaangażowania na danym stanowisku (w przypadku niepełnego etatu niezbędne będzie prowadzenie ewidencji czasu pracy);
• okresie obowiązywania umowy/oddelegowania (zapis odnośnie obowiązywania umowy do końca realizacji projektu nie jest wystarczający – należy wskazać konkretną datę).

Rozliczając wynagrodzenia, szczególnie przy umowach o pracę, należy zwrócić uwagę na składniki wynagrodzenia, które często beneficjenci ujmują we wnioskach o płatność, a które okazują się kosztem niekwalifikowanym. Do najczęstszych błędów w tym zakresie dochodzi przez niepoprawne kwalifikowanie:

• ekwiwalentów za niewykorzystany urlop,
• premii/nagród, które nie wynikają z aktualnego regulaminu wynagrodzeń beneficjenta (wprowadzonego min. 6 m-cy przed złożeniem wniosku o dofinansowanie),
• ekwiwalentów pieniężnych np. za pranie,
• świadczeń realizowanych ze środków Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych,
• wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych,
• składem na PFRON,
• odpraw pracowniczych czy emerytalno-rentowych,
• dofinansowania do wypoczynku.

Warto również podkreślić, że do poprawnego rozliczenia wynagrodzenia wymagane są również dokumenty potwierdzające wykonanie pracy w ramach danego okresu. W przypadku umowy o pracę wystarczy okazanie list płac, natomiast umowy zlecenie oraz dzieło wymagają comiesięcznego potwierdzenia wykonanej pracy przez pracownika w postaci protokoły odbioru zlecenia/dzieła.

Accreo  oferuje usługi w zakresie rozliczania projektu oraz bieżącego doradztwa związanego z realizowanym projektem. W ofercie Accreo znajdują się także szkolenia z zakresu zasad dot. realizacji i rozliczania projektu, na który została przyznana pomoc publiczna.